Kamer voor minnelijke schikking van Leuvense ondernemingsrechtbank bestaat 1 jaar
“De kamer voor minnelijke schikking (KMS) zorgt voor een positievere beleving van Justitie, weg van het conflictmodel. Dankzij de KMS wordt een gerechtelijke procedure korter, is ze goedkoper voor de betrokkenen en wordt de bereikte oplossing ook mee gedragen door de partijen zelf.” Aan het woord zijn Christien Broekmans (voorzitter KMS), Jacques Heynen (rechter in ondernemingszaken), Patrick Bolle (rechter in ondernemingszaken) en Daan Peeters (griffier), die zetelen in de KMS van de ondernemingsrechtbank Leuven.
Sinds september 2025 kunnen burgers en ondernemingen overal in ons land hun conflict voorleggen aan de kamer voor minnelijke schikking (KMS). Hoven en rechtbanken die burgerlijke, ondernemings- en sociale zaken behandelen, zijn voortaan wettelijk verplicht om een KMS in te richten.
Bij de ondernemingsrechtbank Leuven hebben ze niet gewacht op die wettelijke verplichting. “We zijn in oktober 2024 op vrijwillige basis gestart met onze KMS, geïnspireerd door de goede resultaten en het enthousiasme van de collega’s uit Gent, Brussel en Antwerpen”, steekt Christien Broekmans (voorzitter KMS van de ondernemingsrechtbank Leuven) meteen van wal. “Om ons grondig voor te bereiden hebben we eerst een vierdaagse opleiding gevolgd bij het IGO (Instituut voor gerechtelijke opleiding). Deze opleiding overtuigde ons nog meer van het nut en de meerwaarde van de KMS”, vervolgt Christien Broekmans.
Bij de installatie van een KMS komt heel wat kijken. “Vooraleer we konden starten met onze KMS hebben we in de zomer van 2024 met de hulp van onze referendaris het draaiboek voor de griffie en de rechters in ondernemingszaken uitgewerkt, net als het model van akkoordvonnis en het proces-verbaal van minnelijke schikking. Zo’n KMS vergt best veel ondersteuning van de diensten van de rechtbank. De KMS draait niet alleen op de drie zetelende rechters. We kunnen gelukkig ook een beroep doen op de griffiers en het griffiepersoneel, die er veel tijd in investeren.”
Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen een KMS en een klassieke procedure voor een rechtbank?
Christien Broekmans (voorzitter): “Het belangrijkste verschil met een klassieke pleitkamer is dat er in de KMS geen pleidooien door advocaten worden gehouden. De partijen zelf staan centraal en doen in eerste instantie in hun eigen woorden hun verhaal. Zij worden hierin bijgestaan door hun advocaat. De drie zetelende rechters maken een destillaat uit de versies van de betrokken partijen, en proberen de onderliggende beweegredenen van de partijen in het geschil te achterhalen.”
Patrick Bolle (rechter in ondernemingszaken): “In de KMS komen in de eerste plaats de partijen zelf aan het woord. De advocaten spelen vooral een adviserende rol ten aanzien van hun cliënt. Al mag je de rol en de impact van een advocaat in de KMS geenszins onderschatten, hun rol is vaak van belang bij het bereiken van een oplossing.”
Jacques Heynen (rechter in ondernemingszaken): “Nog een verschil met een klassieke pleitkamer is dat de KMS steeds achter gesloten deuren zetelt in raadkamer. We geven de partijen zo de nodige rust en comfort. Die vertrouwelijkheid is erg belangrijk. What happens in the Chamber, stays in the Chamber. Niet enkel de zitting zelf is vertrouwelijk, ook de aangeleverde stukken zijn dat. De rechters van de KMS zullen ook nooit zetelen in een pleitkamer die dezelfde zaak in een latere fase nog zou kunnen behandelen, indien geen regeling of slechts een deelakkoord zou worden bereikt. Al deze waarborgen moeten het comfort van de partijen helpen garanderen.”
Hoe vaak komt de KMS van de ondernemingsrechtbank Leuven samen?
Christien Broekmans: “We komen tweemaal per maand samen. Die frequentie is bewust gekozen. Vooral omdat we zo een zaak niet ‘loslaten’ en kort op de bal blijven spelen. Ook mag de KMS niet vertragend werken, wanneer er nog een procedure ten gronde lopende is. Daarom moet de KMS voldoende samenkomen om een vlotte procedure te verzekeren.”
Patrick Bolle: “Op elke zitting behandelen we gemiddeld zo’n 4 à 5 zaken. Voor elke zitting hebben de drie rechters de dossiers vooraf grondig gelezen. Zo zijn we nooit onvoorbereid, kennen we de angels en proberen we de emotionaliteit te vinden en te neutraliseren.”
Hoe belanden dossiers bij de KMS van de Leuvense ondernemingsrechtbank?
Christien Broekmans: “Er zijn twee verschillende wegen die leiden naar de KMS. Een eerste manier is wanneer de partijen zelf vragen om de tussenkomst van de KMS, los van elke juridische procedure. Rechtzoekenden kunnen hiervoor een brief schrijven naar de griffie.”
“De KMS kan ook gevat worden tijdens een lopende gerechtelijke procedure. Zowel een van de partijen als de ‘bodemrechter’ zelf kan de tussenkomst van de KMS vragen. Deze doorverwijzing wordt dan eenvoudig genoteerd op het zittingsblad. Belangrijk om te vermelden is ook dat de KMS steeds gebaseerd is op vrijwilligheid. Wanneer een van de partijen zich verzet tegen de tussenkomst door de KMS, komt deze er niet. Een partij kan trouwens op elk ogenblik een behandeling van de zaak voor de KMS beëindigen.”
Wat voor zaken komen allemaal aan bod in de KMS?
Christien Broekmans: “De KMS is erg geschikt om relatief eenvoudige geschillen op te lossen. Het gaat dan bijvoorbeeld om zaken met slechts twee partijen. Typische geschillen die voor de KMS van de Leuvense ondernemingsrechtbank komen, hebben betrekking op onbetaalde facturen, zoals bijvoorbeeld de erelonen van advocaten. Ook eenvoudige bouwzaken, kleine herstellingen en conflicten van minder dan 5.000 euro zijn geschikte zaken om te behandelen voor de KMS. Ook geschillen waarbij de partijen een commerciële relatie onderhouden en deze graag verder willen zetten, zijn ideaal om door de KMS behandeld te worden. En dan zijn er nog de geschillen waarbij emoties een belangrijke rol spelen.”
Patrick Bolle: “In de KMS krijgen rechtzoekenden de kans om hun grieven te uiten tegenover mensen met een gezagsfunctie. Daarna is het aan ons, als rechter, om de emoties te neutraliseren en zo de partijen op weg te helpen naar een oplossing.”
Christien Broekmans: “De KMS in ondernemingszaken is niet bevoegd voor materies van openbare orde, zoals faillissementen en gerechtelijke reorganisatieprocedures. Hierin kunnen en mogen we niet tussenkomen. Deze zaken blijven exclusief voorbehouden voor een geschillenrechter.”
Hoe verschilt de rol van een rechter in de KMS van die in een klassieke rechtszaak?
Patrick Bolle: “Een belangrijke taak van een rechter in de KMS is om de emotionaliteit uit een discussie halen. De emoties spelen het meest op tijdens de eerste 5 minuten van een zitting. Dan is de spanning vaak te snijden.”
Jacques Heynen: “Emoties spelen een niet te onderschatten rol bij geschillen. Het gaat soms om zaken die we met ons gezond verstand niet altijd logisch kunnen verklaren. Ik verwijs hiervoor graag naar een beroemd citaat van de Franse filosoof Blaise Pascal: ‘het hart heeft zijn redenen die de rede niet kent’.”
“Het gebeurt ook dat we tijdens een zitting één van de partijen even apart spreken. Dit helpt ons om zijn of haar argumenten nog beter te begrijpen en zo het pad te effenen naar een gezamenlijke oplossing.”
Patrick Bolle: “Een basisprincipe is ook dat we als rechters nooit zelf een oplossing mogen of kunnen opleggen aan de partijen. We kunnen dus niets poneren, maar moeten een moeilijk gesprek in goede banen leiden. Onze modererende rol dient dan het pad te effenen naar een oplossing.”
Jacques Heynen: “De toegevoegde waarde van consulaire rechters is trouwens groot in de KMS, groter dan in een klassieke rechtszaak. Mensen die met beide voeten in het bedrijfsleven staan, begrijpen vaak nog beter de discussies die ondernemers voeren in de KMS.”
Hoe zit het met de rolverdeling tussen de drie zetelende rechters in de KMS?
Patrick Bolle: “Onze manier van werken binnen de KMS is organisch gegroeid. Tijdens de zitting legt de voorzitter aan de partijen eerst het systeem en de algemene principes van de KMS uit. Nadien kunnen de partijen onafhankelijk van elkaar hun grieven uiten en hun standpunten uiteen zetten. Vervolgens neemt een rechter het over en maakt een eerste synthese van het geschil. Bijvoorbeeld: ‘Als we dit probleem zouden oplossen, is dat dan een stap in de goede richting ?’. Zo beginnen we constructief aan een oplossing te werken.”
Christien Broekmans: “Op de zitting neemt de griffier akte van de tot stand gekomen regeling in een proces-verbaal of een akkoordvonnis. Dit kan dan meteen uitgeprint en ondertekend worden. We beschikken dus over alle faciliteiten om op de zitting onmiddellijk een regeling vast te leggen, wanneer de partijen er klaar voor zijn.”
“We proberen de zittingen ook zo informeel mogelijk te houden. Ook daarom zitten we bijvoorbeeld rond een tafel en houden we geen zitting in een klassieke rechtszaal. Dit zou alleen maar drempelverhogend werken. Als rechters dragen we wel onze toga. Vooraf hebben we daar discussies over gehad. Maar we vinden dat onze toga een meerwaarde biedt, omdat ze onze rol van neutrale moderator makkelijker maakt.”
Hoe voel je als rechter aan of een oplossing bereikt kan worden?
Patrick Bolle: “Zolang partijen met elkaar praten en er een constructieve dialoog mogelijk is, biedt onze tussenkomst een meerwaarde. “
Jacques Heynen: “Wat helpt, is het schetsen van een alternatief. Wat zou er gebeuren indien in de KMS geen compromis bereikt wordt? Een procedure voor een geschillenrechter kan al gauw 1 jaar of langer duren, brengt veel kosten met zich mee, heeft een onzekere uitkomst en aan het einde heb je een vijand extra gemaakt. Is de soep de kool dan waard? Zeker voor kleinere geschillen is dit niet altijd het geval. Partijen moeten echter bereid zijn om water bij de wijn te doen. Het is beter om 50 procent van iets te hebben, dan 100 procent van niets.”
Christien Broekmans: “Elke partij heeft haar principes en standpunten, maar maakt uiteindelijk ook haar rekening. Wanneer partijen tot het besef komen wat voor hen de werkelijke waarde van een geschil is, kan dit een gamechanger zijn om snel tot een regeling te kunnen komen.”
Daan Peeters (griffier): “Een geschil van 1.500 euro kan in een klassieke rechtszaak dubbel of zelfs driedubbel zoveel kosten. Denk bijvoorbeeld maar aan bouwzaken, waarbij een deskundige aangesteld moet worden. Een van de partijen moet dit dan voorfinancieren, wat best een kostelijke zaak is.”
De kortere doorlooptijd is een troef van de KMS. Kan daar een termijn op geplakt worden?
Daan Peeters: “De doorlooptijd verschilt erg van zaak tot zaak. Een gemiddelde zaak duurt zo’n 3 à 4 maanden. Soms hebben we voldoende aan een enkele zitting, in andere gevallen zijn een of meerdere ‘terugkeerzittingen’ nodig.”
Patrick Bolle: “Dat de doorlooptijd korter is, sluit aan bij de wensen van de ondernemers. Ze hebben doorgaans weinig tijd en willen dat de zaken vooruit gaan. De KMS kan hen daarbij helpen.”
“Wanneer we vaststellen dat de emotionaliteit in een bepaald dossier nog te hoog is, is het vaak raadzaam om de zaak even ‘on hold’ te zetten. Dan laten we liever de partijen even nadenken om nadien terug te keren naar de KMS. Een andere belangrijke reden om een zaak te pauzeren, is er bij een gebrek aan informatie. Het gebeurt dat de partijen elkaars bewijsstukken niet hebben gekregen of ze vooraf niet hebben gelezen. In zo’n geval geven we de partijen aan tafel de kans om het dossier thuis nog eens door te nemen, zodat we nadien in de KMS samen een gefundeerde oplossing kunnen uitwerken.”
“In sommige gevallen is zo’n ‘terugkeermoment’ zelfs niet nodig. We krijgen dan bericht van de partijen dat ze onderling al een oplossing hebben gevonden. Als rechters geeft ons dat dan veel voldoening.”
Hebben de partijen steeds vooraf met elkaar overlegd voordat ze voor de KMS verschijnen?
Christien Broekmans: “Neen, dat is niet altijd het geval. Het gebeurt zelfs dat partijen door omstandigheden al jarenlang niet meer met elkaar gesproken hebben. Dan is het onze taak om een constructieve dialoog op te starten en de partijen stap voor stap te begeleiden naar een oplossing.”
Jacques Heynen: “Ik heb het al enkele keren meegemaakt dat mensen in de KMS eerst met getrokken messen tegenover elkaar stonden, maar dat er toch een akkoord wordt gevonden. Die mensen bedanken ons dan uitgebreid voor onze tussenkomst. Achteraf gaan ze soms nog samen een pint drinken op de markt in Leuven. Op zulke momenten voel je als rechter pas echt jouw toegevoegde waarde.”
De rol van advocaten verschilt in de KMS in vergelijking met een klassieke rechtszaak. Hoe staan advocaten tegenover de KMS?
Jacques Heynen: “Advocaten hadden eerst wat koudwatervrees ten aanzien van de KMS. Niet gekend is immers niet bemind. Maar de advocaten hebben dit achter zich gelaten, vooral door de goede resultaten van de KMS. Zo slagen we erin om in twee derde van de voorgelegde zaken een oplossing te faciliteren. Er bestaat vandaag geen merkelijke tegenstand meer van advocaten tegenover de KMS. En dat is een goede zaak, want advocaten kunnen echt wel een wezenlijk verschil maken in een KMS.”
Christien Broekmans: “Advocaten tonen meer en meer belangstelling voor de KMS. Ze stappen steeds meer af van het conflictmodel en kiezen voor een verzoeningsmodel. Ook de Orde van Vlaamse Balies heeft stappen in die richting gezet en promoot de minnelijke schikking van geschillen met behulp van de advocaat. Heel wat advocaten zijn trouwens zelf gerechtelijk bemiddelaar en zijn dus heel goed bekend met de materie.”
Patrick Bolle: “De bemiddelende rol van advocaten sluit ook aan bij bepalingen uit het Gerechtelijk Wetboek. Daarin staat dat het de eerste taak is van een advocaat is om de partijen te verzoenen. Ook wil een advocaat dat zijn cliënt op het einde van de rit tevreden naar huis gaat. De KMS helpt om rechtzoekenden tevreden te houden zonder dat dit gepaard gaat met veel juridische rompslomp.”
Wat gebeurt er, als een van de partijen een akkoord niet respecteert?
Christien Broekmans: “Een akkoord binnen de KMS heeft de kracht van een vonnis. De partijen moeten wel zelf waken over verdere uitvoering van hun akkoord. Dit kan de rechtbank onmogelijk zelf doen.”
“Indien het akkoord door een van de partijen niet gerespecteerd zou worden, is het niet nodig dat de andere partij opnieuw een procedure voor de rechtbank opstart. Zij kan bij de griffie een formulier van tenuitvoerlegging opvragen, zodat een gerechtsdeurwaarder het akkoord kan uitvoeren dat vervat ligt in een proces-verbaal of akkoordvonnis.”
Jacques Heynen: “In de meeste gevallen zal het zover niet komen, gelukkig maar. Advocaten zullen hun cliënt opdragen om het vonnis uit te voeren. Dit is een belangrijke stok achter de deur.”
De KMS bij de ondernemingsrechtbank Leuven is nu meer dan een jaar aan de slag. De KMS heeft talrijke troeven. Maar wat zijn de belangrijke werkpunten?
Jacques Heynen: “Wat zeker nog beter kan, is de bekendheid ervan bij zowel ondernemingen als advocaten. De KMS is voor de partijen een veel minder pijnlijke manier om geschillen op te lossen dan een klassieke rechtszaak. Het is uiteraard nooit aangenaam om voor de rechtbank te moeten verschijnen, maar deze manier van geschillenoplossing is korter, minder kostelijk en wordt mee bepaald door de partijen zelf. Dat zijn allemaal troeven die nog meer in de verf gezet mogen en moeten worden.”
Christien Broekmans: “Een tweede aandachtspunt is het nog consequenter doorverwijzen van zaken naar de KMS. Dit gebeurt momenteel nog te sporadisch of te voorzichtig. Daardoor wordt de KMS niet steeds ingeschakeld, ook al zouden deze geschillen daarvoor in aanmerking komen.”
Wat zijn de toekomstplannen van de KMS van de Leuvense ondernemingsrechtbank?
Christien Broekmans: “We zijn klaar om nog meer ondernemersgeschillen op te lossen en zo mee het verschil te maken. We slagen er momenteel in om een oplossing te faciliteren in de meerderheid van de voorgelegde geschillen. Toch vindt slechts een beperkt aantal ondernemingsgeschillen zijn weg naar onze KMS. Streefcijfers hanteren we bewust niet. We willen niet zozeer zoveel mogelijk zaken voor de KMS behandelen, maar wel zoveel mogelijk investeren in een constructieve dialoog met de partijen in de zaken die voor de KMS komen. Onze ervaring leert ons dat dit leidt naar de beste resultaten.”
Patrick Bolle: “Tijd maken is cruciaal. De input bepaalt de output. Je mag nooit zaken ongefilterd naar de KMS sturen.”
Jacques Heynen: “De KMS geeft de burger een ander beeld van justitie. Ze zorgt ook voor een positievere beleving van justitie bij de partijen, weg van het conflictmodel. Ook ben ik ervan overtuigd dat we binnen de context van de KMS kwalitatief betere uitspraken kunnen doen, in vergelijking met een klassieke rechtszaak.”
Patrick Bolle: “Je kan de KMS vergelijken met de alom gekende verzoenende rol van een vrederechter. Iets gelijkaardigs bestaat ook in een ondernemingscontext. Het is er en het werkt. Dat moeten we nog meer in de verf zetten.”
Meer weten ?
Ontdek een informatieve video over de KMS.